Ein Nummernkreis ist dazu dar, Belege einer bestimmten Art eine fortlaufende und eindeutige Nummer zu geben. Dieser muss einem Jahr (Erp → Konfiguration → Jahr), einem Mandanten und einer Belegart zugeordnet werden. Es darf für diese Kombination auch nur einen Nummernkreis geben. Gleichzeitig muss es aber auch einen konfigurierten Nummernkreis für diese Kombination geben, um Belege erfassen zu können.
Dem Nummernkreis kann ein Format gegeben werden. Als Platzhalter kann %s verwendet werden. Dieser wird dann durch die nächste fortlaufende Nummer ersetzt werden. Zusätzlich können auch Ausfüllzeichen definiert werden, welche die Belegnummer im Format ergänzt. Damit wird dann zum Beispiel Rechnung_%s_2022 mit Füllzeichen 000000 und Belegnummer 110 zu Rechnung_000110_2022.
Bereich
Mit Start und Ende ist es möglich, den Start und die höchst möglichste Nummer zu definieren. Der Wert stellt dabei die aktuell höchste Belegnummer unformatiert dar und sollte nicht händisch angepasst werden.
Formatierte Belegnummer
Es ist möglich, das Format der Belegnummer zu definieren. Diese Einstellung werden beim Erzeugen der nächsten Belegnummer beachtet.
Format
Hier kann bestimmt werden, welcher statische Text der Belegnummer gegeben werden soll. Dabei wird die Zeichenkette %s mit der nächsten Belegnummer ersetzt.
Beispiel nur Nummer: Das Format %s würde zu der formatierten Belegnummer 1234 werden.
Beispiel Text: Das Format Rechnung_%s_2022 würde zu der formatierten Belegnummer Rechnung_1234_2022 werden.
Ausfüllzeichen
Das Ausfüllzeichen kann verwendet werden, um die Belegnummern gleich lang werden zu lassen. Beim Erstellen der nächsten Belegnummer wird eine Zeichenkette mit dem Ausfüllzeichen * die Anzahl Ausfüllzeichen erstellt und von rechts mit der nächsten Belegnummer aufgefüllt.
Beispiel nur Nummer: Format %s, Ausfüllzeichen 0, Anzahl Ausfüllzeichen 6 würde zu der formatierten Belegnummer 000123 werden.
Beispiel Text: Format Rechnung_%s_2022, Ausfüllzeichen 0, Anzahl Ausfüllzeichen 6 würde zu der formatierten Belegnummer Rechnung_000123_2022 werden.
Nummernblöcke
Um längere Belegnummern lesbar zu halten, kann mit Nummernblöcken gearbeitet werden. Beim Erstellen der nächsten Belegnummer wird die Belegnummer in einzelne Blöcke so lang wie die definierte Blocklänge aufgetrennt und mit dem Trennzeichen wieder zusammengesetzt. Diese Funktion funktioniert am besten in Kombination mit Ausfüllzeichen.
Beispiel: Format %s, Ausfüllzeichen 0, Anzahl Ausfüllzeichen 12, Blocklänge 4, Trennzeichen würde zu der formatierten Belegnummer 0000-0012-3456 werden.
Beispiel Text: Format Rechnung_%s_2022, Ausfüllzeichen 0, Anzahl Ausfüllzeichen 12, Blocklänge 4, Trennzeichen würde zu der formatierten Belegnummer Rechnung_0000-0012-3456_2022 werden.
Beispiel: Format %s, Ausfüllzeichen x, Anzahl Ausfüllzeichen 6, Blocklänge 3, Trennzeichen würde zu der formatierten Belegnummer xxx-x12 werden.