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Workflows sind ein Werkzeug, um bestimmte Aktionen in einer definierten zeitlichen Abfolge und Abhängigkeitskette auf einen Datensatz auszuführen.

Workflow erstellen

• Öffnen Sie das Shop-Dashboard

• Öffnen Sie die Workflow-Tabelle in der Kachel "Workflow"

• Klicken Sie in der Toolbar

  auf 

  auf Plus

• Speichern Sie den Datensatz

Übersicht der Einstellungen

Workflow bearbeiten

• Öffnen Sie einen Workflow-Datensatz

• Klicken Sie in der Toolbar

  auf 

1. Step anlegen: Hier können neue Steps angelegt werden.
2. Element löschen: Elemente (Schritte & Verknüpfungen zwischen Schritten) können über diesen Button gelöscht werden.
3. Step bearbeiten: Wird ein Schritt ausgewählt, erscheint dieser Button bei dem jeweiligen Schritt. Bei Klick auf den Button öffnet sich ein Modal mit verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten

Step bearbeiten

Jeder Schritt besitzt Parameter, die unabhängig von der Funktion des Schritts sind ("Ist erster Schritt" - "Zugriff für Anwender erlaubt").

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In Abhängigkeit zum gewählten "Callback", werden dem Formular weitere Felder hinzugefügt (In diesem Fall ist der Callback "E-Mail an Anwender versenden". Das Formular wird um "Betreff der E-Mail" und "Inhalt der E-Mail" erweitert.

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• auf das Fork-Symbol, um die grafische Diagrammansicht zum Konfigurieren des Workflows zu öffnen

Workflows bestehen aus Steps. Sie können in der Diagrammansicht Steps anlegen, verknüpfen, bearbeiten oder löschen.

Step anlegen / bearbeiten

• Klicken Sie in der Toolbar auf Plus, um einen neuen Step anzulegen

• In der Diagrammansicht erscheint ein neues Kästchen mit der Beschriftung "Step"

• Sie können das Kästchen frei verschieben, dies hat auf die Ausführung des Workflows keinen Einfluss und dient der Übersichtlichkeit

• Wählen Sie ein Kästchen aus und klicken Sie in der Toolbar auf das Stift-Symbol, um den Step zu bearbeiten

Übersicht der Einstellungen

Workflow Steps verknüpfen

Steps können über die grafische Workflow Oberfläche verknüpft werden. Diese Verknüpfungen sind unidirektional und legen die Abfolge der Abarbeitung fest.

Hierzu genügt es mit der linken Maustaste auf den Namen gedrückt einen Pfeil vom Ursprungsstep zum Zielstep zu ziehen.

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"Erstellen von Druckdaten" wird nicht ausgeführt, bevor der vorherige Step abgeschlossen wurde und die konfigurierte Wartezeit erreicht wurde oder der Step 2 manuell gestartet wurde. 

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Übersicht der Callbacks

Callbacks können ihre eigenen Einstellungen definieren, diese können beim Bearbeiten eines Steps im Reiter "Einstellungen" bearbeitet werden, sofern Einstellungen für den gewählten Callback verfügbar sind.

Steps verknüpfen

Steps können über die Diagrammansicht verknüpft werden und damit in eine zeitliche und kausale Abhängigkeit zueinander gesetzt werden.

• Klicken Sie mit der Maus auf den Namen eines Kästchens, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen auf ein anderes Kästchen.

• Es scheint ein Pfeil zwischen den beiden Kästchen.

• Der Step am Ende des Pfeils wird damit nach dem Step am Anfang des Pfeils ausgeführt.

Steps lassen sich so in beliebiger Reihenfolge aneinander schalten. Hierbei ist folgendes zu beachten, dass es :

• Es gibt keine echte Parallelisierung

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• , d.h. es wird immer nur ein Step pro Workflow-Warteschlange gleichzeitig ausgeführt

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• und die

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• Step-Abfolge bei der Ausführung verläuft immer linear

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Aufgrund dieses linearen Verlaufs der ausgeführten Schritte ist es auch nicht möglich, mehrere Bedingungen für Schritt 4 im oberen Beispiel einzustellen. Schritt 4 wird ausgeführt, sobald entweder Step 2 oder Step 3 erfolgreich beendet wurden. Es findet also keine Prüfung statt, dass beide zulaufenden Steps 2 und 3 erfolgreich beendet sein müssen. Dies wäre auch gar nicht möglich, da entweder Step 2 oder Step 3 ausgeführt werden, nicht aber beide.

Workflow Step löschen

Um einen Workflow Step zu löschen genügt ein Klick auf den zu löschenden Step und anschließend ein Klick auf den Button "Element löschen".

Man braucht hier keine Bedenken haben das System selbst zu beeinträchtigen. Allerdings wird der Workflow bei einem Wegfall von Verknüpfungen (Pfeile in der Workflow Oberfläche) an der Stelle des gelöschten Step abgebrochen und sollte vor allem im Live Betrieb schnellst möglich wieder zusammen gefügt werden.

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• Sofern die Steps automatisiert ausgeführt werden (Feld "Wartezeit bis zum automatischen Ausführen"), entscheidet die Wartezeit und ein evtl. gewählter Filter darüber, welcher Schritt als Nächstes ausgeführt wird.

• Bei der manuellen Ausführung ("niemals als Cron") kann der Anwender selbst entscheiden, welcher Step als Nächstes ausgeführt wird.

Step löschen

• Wählen Sie ein Kästchen aus und klicken Sie in der Toolbar auf das Mülleimer-Symbol, um den Step zu löschen

Konsistenz von Workflows

Workflows dürfen nicht mehr verwendet werden, sobald sie in Warteschlangen eingesetzt werden. Aus diesem Grund sind folgende Bearbeitungsfunktionen in diesem Fall in der Diagrammansicht deaktiviert:

• Anlegen neuer Steps

• Löschen von Steps

• Verknüpfen von Steps

• Ändern der Felder "Ist erster Schritt", "Ist letzter Schritt" und "Callback" eines Steps

Bei notwendigen Änderungen kann der Workflow kopiert und angepasst werden.

Workflow-Schritte und Callbacktypen

Um einen Workflow konfigurieren zu können, sollte zunächst ein Datensatz in der "Workflows"-Tabelle angelegt werden. Diesem Workflow können ein frei wählbarer Name und optionale Callbacktypen zugewiesen werden.

Diese Callbacktypen reduzieren die Anzahl der im Workflow konfigurierbaren Schritte. Handelt es sich beispielsweise um einen Workflow, der Bestellbestätigungen versendet, macht es somit u.U. wenig Sinn Workflow-Schritte wählbar zu machen, die Editordaten verarbeiten. Das Feld "Erlaubte Callbacktypen" bietet somit eine Whitelist für Workflow-Schritte. Ist das Feld leer, sind alle Schritte wählbar. Besitzt ein Workflow-Schritt keine Callbacktypen, so wird er immer aufgelistet.

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