Mittels der App können Daten regelbasiert automatisch nach einer definierten Zeit gelöscht oder anonymisiert werden, um den Vorhaltezeiten des Gesetzgebers nachzukommen.
Löschaktion
Eine Löschaktion definiert ein Regelwerk, anhand dessen Daten automatisiert gelöscht werden. Im Folgenden werden die Konfigurationsmöglichkeiten beschrieben.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Eine frei wählbare Bezeichnung |
| Bezugsentität (Typ) | Die Entität der Datensätze, die gelöscht werden sollen |
| Filter | Ein Filter, der auf die anhand des Zeitversatzes gefundenen Datensätze zusätzlich angewandt wird |
| Versionen einbeziehen | Versionen mitlöschen: ja/nein |
| Nur Versionsdatensätze löschen | Bietet die Möglichkeit, nur die Versionsdatensätze einer Bezugsentität zu löschen |
| Zeitversatz | Der Zeitversatz, nach dem ein Datensatz gelöscht werden soll |
| Zeiteinheit | Die Zeiteinheit für den Zeitversatz |
| Referenzdatum | Das Referenzdatum für den Zeitversatz: Anlagedatum oder letztes Änderungsdatum |
| Löschmethode | Löschen oder Anonymisieren. Beim Anonymisieren werden alle Textfelder eines Datensatzes auf den Anfangsbuchstaben gekürzt |
| Administratoren über Löschauftrag informieren | Die hier gewählten Administratoren werden über einen neu erzeugten Löschauftrag per Mail informiert |
| Zusätzlich über durchgeführte Löschungen informieren | Die oben gewählten Administratoren werden zusätzlich über durchgeführte Löschungen informiert |
Es ist optional möglich, Datensätze, die als Kinddatensätze an den zu löschenden Datensätzen verknüpft sind, automatisch mit zu löschen. Das ist dann sinnvoll, wenn die Kinddatensätze ohne den gelöschten Datensatz keine Relevanz haben.
Hierzu müssen Einträge in der Tabelle "Löschtabelle" angelegt und als Kinddatensatz zur Löschaktion verknüpft werden. Bei der Löschtabelle ist die Entität der Kinddatensatzes zu wählen.
Beispiel: Beim Löschen einer Session sollen automatisch alle an die Session verknüpften Warenkorbartikel mit gelöscht werden.
Lösung: Ein Datensatz in der Tabelle "Löschtabelle" mit Bezugsentität "Warenkorbartikel (shopSessionArticle)", der als Kinddatensatz an die Löschaktion, die für die Session-Datensätze definiert wurden, verknüpft wird.
Der Mechanismus sucht dann zuerst Session-Datensätze anhand von Zeitversatz und Filter, und ermittelt anhand der verknüpften Löschtabellen vor der Löschung die Kinddatensätze der dort definierten Bezugsentität und löscht diese mit dem Session-Datensatz.
Wichtig: definierter Zeitversatz und Filter werden nicht für die Kinddatensätze angewendet.
Löschauftrag
Ein Löschauftrag wird aus einer Löschaktion per Klick auf erstellt. Werden anhand der Filterkriterien zu löschende Datensätze gefunden, wird ein Löschauftrag erstellt und eine Erfolgsmeldung dargestellt, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Der Löschauftrag erhält als Löschdatum automatisch den Zeitstempel seiner Erstellung plus 24 Stunden. Ein Löschauftrag wird also immer erst 24 Stunden nach seiner Erstellung durchgeführt und löscht die zum Zeitpunkt seiner Erstellung ermittelten Datensätze.
Die Löschung wird mit Klick auf durchgeführt. Sofern die Löschung nicht schon durchgeführt wurde und der Lösch-Zeitstempel in der Vergangenheit liegt, wird die Löschung durchgeführt und eine Erfolgsmeldung darstellt. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung.
Automatisierung
Eine automatische Erstellung von Löschaufträgen ist mittels Cronjob möglich. Dieser muss wie folgt definiert sein:
-package=Erasure/Job -host=domain.brandbox.de