Datenlöschung

Mittels der App können Daten regelbasiert automatisch nach einer definierten Zeit gelöscht oder anonymisiert werden, um den Vorhaltezeiten des Gesetzgebers nachzukommen.

Löschaktion

Eine Löschaktion definiert ein Regelwerk, anhand dessen Daten automatisiert gelöscht werden. Im Folgenden werden die Konfigurationsmöglichkeiten beschrieben.

Einstellung	Beschreibung

Einstellung	Beschreibung
Bezeichnung	Eine frei wählbare Bezeichnung
Tabelle	Die Tabelle, aus der Datensätze gelöscht werden sollen
Versionen einbeziehen	Versionen mitlöschen: ja/nein
Nur Versionsdatensätze löschen	Bietet die Möglichkeit, nur die Versionsdatensätze einer Bezugsentität zu löschen
Löschmethode	Löschen oder Anonymisieren. Beim Anonymisieren werden alle Textfelder eines Datensatzes auf den Anfangsbuchstaben gekürzt
Löschauftrags-Zeitversatz	Zeit nach der Anlage von Löschaufträgen, nach der ermittelte Löschungen durchgeführt werden; Standard-Wert 24
Löschauftrags-Zeiteinheit	Die zugehörige Zeiteinheit; Standard-Wert "Stunden"
Administratoren über Löschauftrag informieren	Die hier gewählten Administratoren werden über einen neu erzeugten Löschauftrag per Mail informiert
Zusätzlich über durchgeführte Löschungen informieren	Die oben gewählten Administratoren werden zusätzlich über durchgeführte Löschungen informiert
Filter	Ein Filter, der auf die anhand des Zeitversatzes gefundenen Datensätze zusätzlich angewandt wird. WICHTIG: Der Filter muss freigegeben sein.
Lösch-Zeitversatz	Der Zeitversatz, nach dem ein Datensatz gelöscht werden soll
Lösch-Zeiteinheit	Die zugehörige Zeiteinheit
Referenzdatum	Das Referenzdatum für den Zeitversatz: Anlagedatum oder letztes Änderungsdatum

Es ist optional möglich, Datensätze, die als Kinddatensätze an den zu löschenden Datensätzen verknüpft sind, automatisch mit zu löschen. Das ist dann sinnvoll, wenn die Kinddatensätze ohne den gelöschten Datensatz keine Relevanz haben.
Hierzu müssen Einträge in der Tabelle "Löschtabelle" angelegt und als Kinddatensatz zur Löschaktion verknüpft werden. Bei der Löschtabelle ist die Entität der Kinddatensatzes zu wählen.

Beispiel: Beim Löschen einer Session sollen automatisch alle an die Session verknüpften Warenkorbartikel mit gelöscht werden.
Lösung: Ein Datensatz in der Tabelle "Löschtabelle" mit Bezugsentität "Warenkorbartikel (shopSessionArticle)", der als Kinddatensatz an die Löschaktion, die für die Session-Datensätze definiert wurden, verknüpft wird.

Der Mechanismus sucht dann zuerst Session-Datensätze anhand von Zeitversatz und Filter, und ermittelt anhand der verknüpften Löschtabellen vor der Löschung die Kinddatensätze der dort definierten Bezugsentität und löscht diese mit dem Session-Datensatz.
Wichtig: definierter Zeitversatz und Filter werden nicht für die Kinddatensätze angewendet.

Löschmethoden

Im Folgenden werden die in brandbox enthaltenen Löschmethoden gelistet:

App	Löschmethode	Beschreibung

App	Löschmethode	Beschreibung
brandbox/framework-data-erasure	Datenlöschung: Löschen	Löscht Daten
brandbox/framework-data-erasure	Datenlöschung: Anonymisieren	Anonymisiert Daten; Dabei bleibt der Datensatz erhalten, es bleibt aber nur der erste Buchstabe jedes Feldes bestehen
brandbox/framework-data-erasure	Datenlöschung: Undokumentiertes Löschen	Löscht Daten direkt ohne Löschung-Datensätze (erst verfügbar ab Version 2.0)
brandbox/shop-data-erasure	Datenlöschung: Deaktivieren	Deaktiviert Kunden-Datensätze unter Einbeziehung des Einwilligungs-Handlings

Datenlöschung: Deaktivieren

Mit Installation der App brandbox/shop-data-erasure erscheint eine neue Löschmethode bei den Löschaktionen. Diese ist nur für Datensätze der Tabelle "Kunden" nutzbar. Für die Nutzung muss "Konfiguration für Datenlöschung: Kunde deaktivieren" gepflegt werden.
Ziel ist es, inaktive Anwender zu deaktivieren, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu löschen.

Hierzu sollte ein freigegebener Filter definiert werden, der sich auf das letzte Login-Datum eines Kunden bezieht. Dieser Filter kann bei der Löschaktion gewählt werden.

Ablauf:

Ein Löschauftrag wird erstellt. Pro erstellter Löschung wird eine Einwilligungsanfrage an den betroffenen Kunden gesendet. Hierfür muss eine "Vorlage für Einwilligungen" und eine E-Mail-Vorlage gepflegt werden.
Lehnt der Kunde die Deaktivierung ab, wird ein Widerruf gespeichert und das letzte Login-Datum des Kunden wird auf den aktuellen Zeitpunkt gesetzt. Dadurch ist sichergestellt, dass der definierte Filter erst nach erneutem Ablauf der Login-Frist wieder greift.
Beim Ausführen des Löschauftrags wird pro Löschung geprüft, ob ein Widerruf vorliegt. In diesem Fall wird der Kunden-Account nicht deaktiviert.

Optional kann eine Erinnerung nach einer definierten Anzahl Tagen gesendet werden, sofern der Anwendern nicht auf die Einwilligungsanfrage reagiert hat.

Löschauftrag

Ein Löschauftrag wird aus einer Löschaktion per Klick auf das Stapel Symbol erstellt. Werden anhand der Filterkriterien zu löschende Datensätze gefunden, wird ein Löschauftrag erstellt und eine Erfolgsmeldung dargestellt, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Der Löschauftrag erhält als Löschdatum automatisch den Zeitstempel seiner Erstellung plus den in der Löschaktion definierten Löschauftrags-Zeitversatz. Ein Löschauftrag wird also immer erst durchgeführt, wenn der Löschauftrags-Zeitversatz (Standardwert sind 24 Stunden) seit seiner Erstellung verstrichen ist. Gelöscht werden dann die zum Zeitpunkt seiner Erstellung ermittelten Datensätze.

Die Löschung wird mit Klick auf das Radierer Symbol durchgeführt. Sofern die Löschung nicht schon durchgeführt wurde und der Lösch-Zeitstempel in der Vergangenheit liegt, wird die Löschung durchgeführt und eine Erfolgsmeldung darstellt. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung.

Prüfen

Versionshinweise

(brandbox >= 7.0)

Der Prüfmechanismus bietet die Möglichkeit, die Anzahl der zu löschenden Datensätze zum aktuellen Zeitpunkt zu ermitteln. Damit lässt sich vorab prüfen, ob die Löschaktion korrekt konfiguriert wurde.
Die Prüfung lässt sich mit Klick auf einen Toolbar-Button in der Datensatz-Ansicht der Löschaktion öffnen.