Ein Beleg in Brandbox ist ein Datensatz mit einer eindeutigen Nummer aus einem Nummernkreis und verknüpfen Belegpositionen. Diese Belege können dabei von unterschiedlichen Belegarten sein. Beispiele dafür wären Rechnung, Lieferschein oder auch Angebote.
Beleg erfassen
Um einen Beleg zu erfassen, navigieren Sie über Erp → Belege → Belege in die Belegtabelle. Dort sollten Sie schon erfasste Belege sehen und in der Toolbar die Aktion "Mit Vorlage anlegen" finden können. Nach Auswahl dieser Aktion werden Sie aufgefordert folgende Dinge auszuwählen, die auf den Beleg zutreffen: Belegart, Mandant, Kunde und Jahr. Weiter Informationen dazu finden sich im weiteren Verlauf dieses Dokumentes. Nach Bestätigen der Eingaben wird ein neuer Beleg angelegt. Dieser sollte nun schon eine neue Nummer aus dem Nummernkreis bekommen haben und viele Informationen automatisch aus der Auswahl übernommen bekommen haben.
Um jetzt Positionen für diesen Beleg zu erfassen, wechseln Sie über die Toolbar in die Verknüpfungsansicht zu den Kindverknüpfungen der Positionen. Dort sollte wieder die Aktion "Mit Vorlage anlegen" in der Toolbar zur Verfügung stehen. Nach Auswahl dieser Aktion werden Sie aufgefordert folgende Dinge auszuwählen, die auf diese Position zutreffen: Artikel und Menge. Die Belegart und der Mandant werden hier noch einmal dargestellt, können aber nicht geändert werden, da diese beim Beleg gewählt wurden. Die Auswahl der Artikel wird an dieser Stelle nach Zielland und Belegart gefiltert. Nach Bestätigen der Eingabe wird eine neue Position für diesen Beleg erstellt.
Belegarten
Die Belegarten finden sich unter Erp → Konfiguration → Belegarten und dienen als Basis für Belege. Eine Belegart könnte zum Beispiel "Rechnung" sein. Belege, welche mit dieser Belegart angelegt werden, wären dann also Rechnungen.
Formularmasken
Bei Belegarten gibt es die Möglichkeit, eine Formularmaske zu definieren, damit diese zusätzlich bei den Belegen dieser Belegart dargestellt wird. Damit könnte beispielsweise Information, die nur für "Rechnungen" relevant sind, erfassen. Bei einer Belegart "Angebot" würden diese Felder dann nicht dargestellt werden.
Artikel
Um eine Position eines Belegs anzulegen, werden Artikel als Vorlage genommen. Die Informationen der Position kommen dabei großteils aus dem Artikel.
Mandanten
In der Tabelle Erp → Konfiguration → Mandaten können Mandanten hinterlegt werden. Belege werden immer von einem Mandanten an einen Kunden angelegt.
Kunden
In der Tabelle Erp → Konfiguration → Kunden können Kunden angelegt werden. Diese Datensätze sind auch die Basis für das Adressfeld eines Beleges. Belege werden immer von einem Mandanten an einen Kunden angelegt.
Nummernkreise
Ein Nummernkreis ist dazu dar, Belege einer bestimmten Art eine fortlaufende und eindeutige Nummer zu geben. Dieser muss einem Jahr (Erp → Konfiguration → Jahr), einem Mandanten und einer Belegart zugeordnet werden. Es darf für diese Kombination auch nur einen Nummernkreis geben. Gleichzeitig muss es aber auch einen konfigurierten Nummernkreis für diese Kombination geben, um Belege erfassen zu können.
Dem Nummernkreis kann ein Format gegeben werden. Als Platzhalter kann %s verwendet werden. Dieser wird dann durch die nächste fortlaufende Nummer ersetzt werden. Damit wird dann zum Beispiel Rechnung_%s_2022 zu Rechnung_110_2022.
Mit Start und Ende ist es möglich, den Start und die höchst möglichste Nummer zu definieren.