Nachfolgebelege

Nachfolgebelege sind Belege, die auf Basis eines bestehenden Belegs erstellt werden. Ein gutes Beispiel wäre ein Nachfolgebeleg wie eine Mahnung, welche auf Basis eines Rechnungsbeleges erstellt wird.

Nachfolgebelege erstellen

Um einen Nachfolgebeleg zu erstellen, muss man diese erst definieren. Danach kann man bei einem bestehenden Beleg die Kindverknüpfungen zu Belegen öffnen und dort die Aktion "Mit Vorlage anlegen" ausführen. Zusätzlich besteht diese Aktion, wenn verfügbar, auch in der Bearbeitenansicht des Belegs. Nun wird einem der aktuelle Beleg dargestellt und die Möglichkeit eine Nachfolge-Belegart zu wählen. Nach Wählen dieser Nachfolge-Belegart und bestätigen der Auswahl wird jetzt ein Nachfolgebeleg angelegt, welcher die Information des bestehenden Belegs übertragen bekommt. Allerdings wird die gewählte Nachfolge-Belegart übernommen und auch eine neue Belegnummer erstellt. Zusätzlich werden alle Positionen des bestehenden Belegs dupliziert und mit dem Nachfolgebeleg verknüpft. Jetzt wurde also ein vollwertiger Beleg erstellt, der geprüft und dann auch gebucht oder ein Dokument dafür generiert werden kann.

Dem Nachfolgebeleg können natürlich auch weitere Positionen wie zum Beispiel Mahngebühren oder ähnliches angelegt werden.

Hinweis: Damit der Nachfolgebeleg erstellt werden kann, muss es auch einen Nummernkreis für diesen Fall geben.

Nachfolge-Belegarten definieren

Nachfolge-Belegarten sind auch nur Belegarten, werden aber als verknüpfter Beleg zu einem bestehenden Beleg angelegt.

Damit ein Nachfolgebeleg für einen bestehenden Beleg erstellt werden kann, muss dessen Belegart zuerst bei der Belegart des bestehenden Belegs hinterlegt werden. Diese muss im Feld "Nachfolge-Belegarten" in der Belegart des bestehenden Belegs eingetragen werden. Dabei kann eine Belegart auch mehrere Nachfolge-Belegarten erlauben.

Als Nachfolgebeleg einmalig

Oft gib es den Fall, dass nur ein Nachfolgebeleg einer Belegart für einen Beleg erstellt werden darf. Um das einfacher zu machen, wird das Auswahlfeld der Nachfolge-Belegart beim Erstellen des Nachfolgebelegs entsprechend gefiltert. Dazu sollte bei der Nachfolge-Belegart die Option "Als Nachfolgebeleg einmal" ausgewählt werden. Sobald das gemacht wurde, wird diese Belegart nicht mehr als Nachfolge-Belegart für einen Beleg angeboten, der schon einen Nachfolgebeleg dieser Nachfolge-Belegart hat.

Beispiel Mahnung

Für Mahnungen gibt es Stufen. Es wird also zuerst eine 1., dann eine 2. und final eine 3. Mahnung erstellt. Nach Erstellen der 1. Mahnung darf allerdings nicht noch einmal eine 1. Mahnung erstellt werden.

Für diesen Fall würden man nun zuerst einmal die 1. bis 3. Mahnungen als Belegarten erstellen. Bei allen drei würde "Als Nachfolgebeleg einmal" gewählt werden. Danach müsste man diese drei nur noch bei einer gewünschten Belegart, wie z.B. Rechnung, als Nachfolge-Belegarten hinterlegen.